Trong ngành vận tải, rất nhiều doanh nghiệp đang thất thoát lợi nhuận không phải vì thiếu khách, không phải vì thiếu xe, mà vì thiếu một quy trình vận hành thống nhất từ đầu đến cuối. Khi mỗi bộ phận làm theo một kiểu, khi thông tin không được luân chuyển đồng bộ, toàn bộ hệ thống sẽ rơi vào tình trạng rối loạn, chậm trễ và sai số. Đây chính là lý do khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát chi phí, quản lý chuyến xe và quyết toán cuối tháng.
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, một doanh nghiệp vận tải muốn vận hành hiệu quả phải đảm bảo rằng tất cả bước trong quy trình – từ nhận đơn, điều vận, giao hàng cho đến quyết toán – đều được liên kết chặt chẽ bằng một luồng thống nhất. Điều này chỉ có thể đạt được khi áp dụng một hệ thống quản lý hiện đại như phần mềm trucking hoặc phần mềm quản lý vận tải.
KHI MỖI BỘ PHẬN LÀM THEO MỘT KIỂU – THÔNG TIN DỄ THẤT LẠC
Điều vận nhận đơn thiếu dữ liệu – dẫn đến tạo chuyến sai
Khi thông tin đơn hàng không đầy đủ hoặc không được truyền đạt đúng, điều vận thường phải đoán hoặc hỏi lại nhiều lần. Việc thiếu dữ liệu khiến cho:
- Xe bị điều sai loại
- Cont không đúng tiêu chuẩn
- Không nắm được yêu cầu đặc biệt của khách
- Phát sinh điều chỉnh nhiều lần
Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và độ chính xác của quy trình vận hành.
Thông tin lái xe – container – phụ phí bị ghi rời rạc
Nhiều doanh nghiệp vẫn ghi phụ phí, số container hoặc thông tin lái xe trên giấy, tin nhắn hoặc file Excel rời rạc. Điều này gây ra:
- Thiếu dữ liệu khi tổng hợp
- Nhầm lẫn giữa các chuyến
- Không truy xuất được khi cần
- Lỗi lặp lại nhiều lần
Việc không tập trung dữ liệu vào một hệ thống duy nhất làm giảm chất lượng vận hành và tăng rủi ro sai sót.
Khách đổi lịch nhưng không ai cập nhật kịp
Trong vận tải hàng hóa, việc khách yêu cầu đổi giờ, đổi địa điểm hoặc đổi container là rất phổ biến. Tuy nhiên, nếu không có dữ liệu đồng bộ và không có hệ thống cập nhật điều vận realtime, các vấn đề sau dễ xảy ra:
- Lái xe đến sai giờ
- Xe phải chờ lâu gây phát sinh phí
- Điều vận không nắm được thay đổi kịp thời
- Lịch xe cả ngày bị ảnh hưởng
Sự thiếu liên kết này khiến doanh nghiệp trả giá bằng thời gian, chi phí và uy tín.
Cuối tháng kế toán tổng hợp khó khăn, dễ nhầm lẫn
Khi dữ liệu tản mát khắp nơi – từ sổ tay, Excel, Zalo, tin nhắn lái xe – kế toán phải:
- Gom dữ liệu thủ công
- Kiểm tra chéo giữa nhiều nguồn
- Hỏi lại điều vận và lái xe nhiều lần
- Nguy cơ sai lệch trong quyết toán
Quá trình này không chỉ mất thời gian mà còn làm tăng chi phí vận hành.
Quyết toán phải hỏi lại nhiều lần – gây mất thời gian và mất uy tín
Khi dữ liệu không nhất quán, kế toán thường mất nhiều ngày chỉ để:
- Đối soát phụ phí
- Xác minh thông tin chuyến
- Kiểm tra lại lương lái xe
- Tìm nguyên nhân lệch số liệu
Hệ quả là doanh nghiệp trở nên thiếu chuyên nghiệp, và khách hàng khó có thể tin tưởng lâu dài.
MỘT QUY TRÌNH LIỀN MẠCH – ĐỒNG BỘ DỮ LIỆU TỪ NHẬN ĐƠN ĐẾN QUYẾT TOÁN
Quy trình liền mạch một luồng – không nhảy bước, không bỏ sót
Hệ thống phần mềm trucking đảm bảo toàn bộ quy trình được vận hành theo một luồng duy nhất. Khi một đơn hàng được tạo, dữ liệu sẽ tự động chảy xuyên suốt tất cả bộ phận:
- Điều vận
- Lái xe
- Kho bãi
- Kế toán
Không có tình trạng thông tin bị rơi rớt, bỏ sót hoặc phải nhập lại từ đầu.
Dữ liệu nhập một lần và tự động lan tỏa xuyên suốt
Đây là ưu điểm cốt lõi của một hệ thống quản lý vận tải hiện đại: chỉ nhập một lần tại bước đầu, các bước sau tự động nhận dữ liệu đã được chuẩn hóa. Điều này giúp:
- Không nhập lại dữ liệu
- Không sai số
- Không nhầm lẫn giữa các bộ phận
- Không gây chậm trễ
Hiệu quả được nhân lên nhờ dữ liệu đồng bộ trên toàn hệ thống.
Điều vận có đầy đủ thông tin – không hỏi lại, không đoán
Khi mọi dữ liệu đều được lưu trữ tập trung, điều vận luôn nắm rõ:
- Thông tin khách hàng
- Thông tin hàng hóa
- Loại container
- Yêu cầu đặc biệt
- Bảng giá, phụ phí
Điều này giúp điều phối chính xác, tối ưu xe và tránh trùng lịch.
Phụ phí – chi phí – bảng giá được áp tự động
Tính giá tự động và bảng giá vận tải cài sẵn theo từng khách hàng giúp loại bỏ hoàn toàn sai sót. Hệ thống hỗ trợ:
- Áp phụ phí tự động
- Kiểm tra sai lệch giá bán – giá vốn
- Cảnh báo báo thiếu phụ phí
- Tính đúng – tính đủ
Không còn tình trạng báo thiếu giá dẫn đến lỗ chuyến.
Kế toán nhận dữ liệu chuẩn – quyết toán nhanh, không sai lệch
Phần mềm logistics và ERP vận tải giúp kế toán:
- Tự động nhận dữ liệu chuyến xe
- Đối soát nhanh
- Tổng hợp lãi/lỗ chính xác
- Không cần hỏi lại lái xe hoặc điều vận
Quyết toán cuối tháng trở nên nhẹ nhàng và minh bạch.
Lãi/lỗ từng chuyến hiển thị ngay – không chờ tổng hợp
Hệ thống kiểm soát lãi lỗ chuyến xe theo thời gian thực giúp doanh nghiệp biết ngay:
- Chuyến lãi hay lỗ
- Lý do lỗ
- Chi phí phát sinh
- Khách hàng nào hiệu quả nhất
Điều này giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh và chính xác.
TỐI ƯU HÔM NAY – DOANH NGHIỆP MẠNH HƠN NGÀY MAI
Nếu không có một quy trình thống nhất, doanh nghiệp vận tải sẽ luôn đối mặt với:
- Sai số dữ liệu
- Báo giá thiếu
- Lương lái xe sai
- Trạng thái chuyến chậm
- Trễ hàng, mất khách
- Quyết toán không chính xác
Một doanh nghiệp vận tải chuyên nghiệp phải có một quy trình xuyên suốt từ nhận đơn đến quyết toán. Đây là nền tảng để tối ưu vận hành, giảm sai sót và tăng hiệu quả kinh doanh.
Liên hệ ngay: 0917 051 313 để nhận DEMO thực tế và xem toàn bộ quy trình vận hành trơn tru như thế nào.
