Trong ngành vận tải, một trong những rủi ro lớn nhất mà các doanh nghiệp phải đối mặt không phải là thiếu khách hàng hay thiếu xe, mà chính là sự thiếu hụt quy trình chuẩn. Khi mỗi bộ phận làm việc theo cách riêng của mình, việc vận hành trở nên khó kiểm soát và dễ gặp sai sót. Những sai sót này có thể dẫn đến lỗ chuyến, mất uy tín, và tăng chi phí vận hành.
Rất nhiều doanh nghiệp vận tải đang gặp phải các vấn đề nghiêm trọng do phụ thuộc vào con người để vận hành, thay vì sử dụng các công cụ và hệ thống tự động. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, mà còn là một trong những lý do chính khiến các doanh nghiệp không thể mở rộng và phát triển bền vững.
KHI HỆ THỐNG PHỤ THUỘC VÀO CON NGƯỜI – DOANH NGHIỆP KHÓ VẬN HÀNH ỔN ĐỊNH
Người nhớ, người quên – sai thông tin
Trong một quy trình vận hành mà mỗi người làm mỗi kiểu, sai sót sẽ dễ dàng xảy ra. Một bộ phận quên cập nhật thông tin, một bộ phận lại báo cáo không chính xác, dẫn đến thông tin sai lệch giữa các bộ phận. Điều này không chỉ gây ra sự trì hoãn mà còn dẫn đến việc làm sai nhiệm vụ hoặc thậm chí lỗi trong việc điều phối xe.
Báo giá tùy cảm tính – sai chi phí, lỗ chuyến
Việc báo giá không có bảng giá cố định mà tùy thuộc vào trí nhớ hoặc cảm tính của nhân viên có thể dẫn đến chi phí không chính xác, dẫn đến lỗ chuyến. Do không có quy trình chuẩn để áp dụng giá cước, phụ phí sẽ bị sai sót hoặc thiếu sót, ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận.
Lái xe cập nhật không đồng nhất – điều vận bị động
Lái xe thường xuyên không cập nhật trạng thái chuyến đúng thời gian và không đồng bộ với bộ phận điều vận. Khi đó, điều vận không thể theo dõi chính xác được tiến độ chuyến xe, dẫn đến xử lý bị động và mất cơ hội. Điều này đặc biệt nghiêm trọng khi có sự cố xảy ra và yêu cầu phản hồi nhanh chóng từ doanh nghiệp.
Kế toán tổng hợp thủ công – dễ nhầm, dễ lệch
Khi kế toán phải tổng hợp dữ liệu thủ công từ nhiều bộ phận khác nhau mà không có một hệ thống quản lý tự động, rất dễ xảy ra sai sót. Các thông tin về chi phí, phụ phí, doanh thu, và lương lái xe có thể bị tính sai, làm ảnh hưởng đến quá trình quyết toán cuối tháng. Những sai sót này có thể kéo dài thời gian quyết toán và làm giảm tính chính xác của các báo cáo tài chính.
Nhân sự nghỉ việc – quy trình “sập” theo
Một trong những yếu tố khiến quy trình vận hành dễ bị gián đoạn chính là khi nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển công tác. Khi đó, quy trình làm việc không có sự kế thừa và bị gián đoạn. Việc thiếu quy trình chuẩn sẽ khiến các bộ phận không thể hoạt động trơn tru, ảnh hưởng đến khả năng mở rộng và phát triển của doanh nghiệp.
CHUYỂN ĐỔI QUY TRÌNH NGAY ĐỂ DOANH NGHIỆP VẬN HÀNH ỔN ĐỊNH, TIẾT KIỆM CHI PHÍ
Để doanh nghiệp vận tải vận hành ổn định và phát triển bền vững, việc xóa bỏ sự phụ thuộc vào con người và thay thế bằng một hệ thống tự động là cực kỳ cần thiết. Phần mềm trucking chính là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp chuyển từ phụ thuộc cá nhân sang vận hành theo quy trình chuẩn, từ đó giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa các quy trình công việc.
Việc áp dụng phần mềm trucking sẽ giúp các bộ phận vận hành đồng bộ, giảm thiểu các lỗi do con người và giúp doanh nghiệp hoạt động một cách chuẩn hóa và hiệu quả hơn.
PHẦN MỀM TRUCKING CHUYỂN ĐỔI QUY TRÌNH TỪ “PHỤ THUỘC CÁ NHÂN” SANG “VẬN HÀNH THEO QUY TRÌNH CHUẨN”
Mọi bước có chuẩn cố định – ai làm cũng giống nhau
Hệ thống phần mềm trucking sẽ giúp chuẩn hóa quy trình từ đầu đến cuối. Mọi bộ phận sẽ làm việc theo quy trình đã được thiết lập sẵn và ai cũng làm đúng như nhau, không còn tình trạng “em tưởng là anh làm”. Mọi công việc đều được điều phối rõ ràng và minh bạch, từ đó giảm thiểu sai sót và tránh tình trạng thông tin bị thiếu hoặc sai lệch.
Tự động áp bảng giá – phụ phí – chi phí – không sợ sai sót
Hệ thống tự động áp dụng bảng giá, phụ phí, chi phí cho từng chuyến xe mà không cần nhập thủ công. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác trong việc báo giá và tính toán chi phí, giúp doanh nghiệp không phải lo lắng về việc lỗ chuyến vì sai sót trong báo giá.
Trạng thái chuyến realtime – điều vận kiểm soát mọi lúc
Với phần mềm trucking, trạng thái chuyến sẽ được cập nhật realtime, giúp bộ phận điều vận theo dõi tiến độ của mỗi chuyến xe. Điều này giúp điều vận luôn kiểm soát được tình hình và có thể xử lý ngay khi có sự cố xảy ra, không bị bị động.
Lương – thưởng – phụ phí tính theo công thức chuẩn – không lệch một đồng
Hệ thống phần mềm giúp tính lương, thưởng, và phụ phí cho lái xe theo công thức chuẩn đã được thiết lập. Việc tính toán tự động sẽ giúp tránh sai sót và đảm bảo rằng lương lái xe luôn được tính chính xác, không có sự lệch lạc dù là một đồng.
Lãi/lỗ hiển thị ngay – chủ doanh nghiệp nhìn rõ từng chuyến
Với phần mềm trucking software, lãi/lỗ của mỗi chuyến xe sẽ được hiển thị ngay khi chuyến được tạo. Điều này giúp chủ doanh nghiệp biết ngay liệu chuyến hàng có lãi hay lỗ, từ đó có thể ra quyết định kịp thời và chính xác để tối ưu hóa lợi nhuận.
VẬN HÀNH THEO QUY TRÌNH CHUẨN ĐỂ DOANH NGHIỆP VẬN TẢI CHẠY BỀN, CHẠY ĐÚNG, CÓ LỢI
Để doanh nghiệp vận tải phát triển lâu dài và ổn định, việc chuẩn hóa quy trình và xóa bỏ phụ thuộc vào con người là điều cần thiết. Phần mềm trucking sẽ giúp doanh nghiệp của bạn vận hành đúng, tiết kiệm chi phí, và tối ưu hóa quy trình công việc.
Đừng để sai sót nhỏ kéo theo thiệt hại lớn – hãy chuẩn hóa quy trình kiểm soát đa bộ phận ngay hôm nay để vận hành an toàn, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận.
Liên hệ ngay: 0917 051 313 để xem DEMO hệ thống kiểm soát toàn bộ quy trình trucking.
