Trong doanh nghiệp vận tải, một trong những vấn đề phổ biến nhưng cũng nghiêm trọng nhất chính là sự rối loạn trong quy trình làm việc giữa các bộ phận. Mặc dù mỗi bộ phận đều có vai trò quan trọng trong quy trình vận hành, nhưng khi không có một hệ thống kiểm soát trung tâm rõ ràng, việc quản lý sẽ trở nên rất phức tạp. Điều này dẫn đến các tình huống không kiểm soát được, dễ sai sót, làm giảm năng suất và uy tín doanh nghiệp.
NỖI ĐAU: RỐI LOẠN VÌ KHÔNG KIỂM SOÁT ĐA BỘ PHẬN
Điều vận quên cập nhật – lái xe không nhận được lệnh
Trong một quy trình vận hành, việc điều vận không cập nhật kịp thời thông tin cho các bộ phận liên quan là rất phổ biến. Khi đó, lái xe sẽ không nhận được lệnh và phải đợi thêm thông tin từ điều vận. Điều này gây ra sự trì hoãn và làm cho các chuyến hàng bị trễ, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng và chi phí vận chuyển.
Lái xe làm nhưng không báo – bộ phận sau không theo kịp
Một trong những vấn đề lớn khi không có một hệ thống thông tin đồng bộ là khi lái xe đã thực hiện công việc nhưng không thông báo lại cho bộ phận tiếp theo. Điều này khiến các bộ phận như kho bãi, kế toán không nắm được tình hình và có thể dẫn đến lỗi khi tính toán phụ phí, sai lệch dữ liệu trong việc đối soát lãi lỗ, hoặc chậm trễ trong các quy trình quyết toán.
Kế toán không nắm dữ liệu – quyết toán chậm và dễ sai sót
Kế toán là bộ phận quan trọng trong việc tổng hợp các chi phí, doanh thu và quyết toán cuối tháng. Tuy nhiên, khi thông tin không được truyền đạt đầy đủ hoặc không đồng bộ, kế toán sẽ không nắm được dữ liệu kịp thời, dẫn đến quyết toán chậm, sai lệch dữ liệu hoặc thậm chí phải yêu cầu bộ phận khác cung cấp lại thông tin, gây mất thời gian và dễ sai sót.
Trạng thái cập nhật mỗi nơi mỗi kiểu – khó kiểm soát, mất uy tín với khách hàng
Mỗi bộ phận có thể có cách thức và công cụ khác nhau để cập nhật thông tin, điều này tạo ra sự không đồng bộ trong dữ liệu. Trạng thái chuyến, lộ trình xe, phụ phí, và các khoản chi phí khác có thể bị ghi lại theo nhiều cách khác nhau, làm giảm tính chính xác và khó kiểm soát tiến độ công việc. Điều này sẽ khiến doanh nghiệp dễ gặp phải tranh cãi với khách hàng và giảm uy tín.
Lịch sử công việc không rõ ràng – dễ xảy ra tranh cãi và mơ hồ
Khi không có hệ thống truy vết rõ ràng và chi tiết, các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ không thể biết ai đã làm gì, làm đến đâu. Điều này gây ra sự mơ hồ trong công việc, dễ xảy ra tranh cãi nội bộ, nhầm lẫn khi đối soát hoặc khi cần báo cáo về tình trạng các chuyến hàng.
PHẦN MỀM TRUCKING KIỂM SOÁT TOÀN BỘ QUY TRÌNH ĐA BỘ PHẬN
Để giải quyết tất cả các vấn đề trên, doanh nghiệp cần phải áp dụng một phần mềm quản lý vận tải mạnh mẽ, có khả năng kiểm soát toàn bộ quy trình từ điều vận đến kế toán, và lái xe. Phần mềm trucking sẽ giúp đồng bộ hóa thông tin và giảm thiểu tối đa các sai sót và trục trặc trong quy trình.
Ai làm gì – hệ thống ghi nhận ngay
Một trong những ưu điểm lớn của phần mềm trucking software là khả năng ghi nhận mọi hoạt động của từng bộ phận ngay khi thực hiện. Điều này giúp:
- Khôg còn "em tưởng là anh làm"
- Ghi nhận hành động của mỗi nhân viên, đảm bảo không có bước nào bị bỏ sót
- Theo dõi tiến độ công việc của từng bộ phận trong quy trình vận hành
Hệ thống giúp minh bạch hóa công việc, giảm thiểu sai sót và các hiểu lầm giữa các bộ phận.
Đến bước nào – tự động cập nhật trạng thái
Với phần mềm quản lý vận tải, trạng thái công việc của từng bộ phận được cập nhật tự động và liên tục. Khi một bộ phận hoàn thành nhiệm vụ của mình, thông tin sẽ được gửi ngay lập tức đến các bộ phận tiếp theo. Điều này giúp tất cả các bộ phận làm việc trên cùng một dữ liệu thống nhất và giảm thiểu sai sót.
- Không bỏ sót thông tin
- Tất cả bộ phận đều nhìn chung một dữ liệu
- Giúp điều vận – lái xe – kế toán làm việc liền mạch, không có đứt quãng, không mất thời gian.
Chi phí – phụ phí – chứng từ được kiểm soát chặt chẽ
Phần mềm trucking không chỉ giúp kiểm soát công việc, mà còn giúp kiểm soát chi phí, phụ phí và chứng từ một cách tự động. Mọi chi phí đều được đối chiếu với bảng giá và hệ thống sẽ cảnh báo ngay lập tức khi có chi phí bất thường hoặc không hợp lệ. Điều này giúp:
- Không sai số
- Không lệch dữ liệu
- Doanh nghiệp có thể tính toán chính xác và quản lý tài chính hiệu quả.
Lịch sử thao tác rõ ràng – truy vết từng bước
Một ưu điểm khác của phần mềm trucking software là khả năng lưu lại toàn bộ lịch sử thao tác của các bộ phận. Mỗi thay đổi, mỗi cập nhật đều được lưu lại, giúp:
- Truy vết từng bước trong quá trình vận hành
- Tránh tranh cãi và mơ hồ khi cần đối soát thông tin
- Đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong việc báo cáo
CHUẨN HÓA KIỂM SOÁT ĐA BỘ PHẬN ĐỂ VẬN HÀNH MẠNH HƠN – CHUẨN HƠN – ÍT LỖI HƠN
Một quy trình vận hành hiệu quả không thể thiếu một hệ thống kiểm soát trung tâm mạnh mẽ. Khi mọi thông tin được đồng bộ và kiểm soát từ đầu đến cuối, doanh nghiệp vận tải có thể hoạt động mạnh mẽ hơn, chuẩn hơn và ít lỗi hơn.
Đừng để sai sót nhỏ kéo theo thiệt hại lớn – hãy chuẩn hóa quy trình kiểm soát đa bộ phận ngay hôm nay để vận hành an toàn, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận.
Liên hệ ngay: 0917 051 313 để xem DEMO hệ thống kiểm soát toàn bộ quy trình trucking.
