TỰ ĐỘNG HÓA TRUCKING 80% THAO TÁC – GIẢI PHÁP GIÚP DOANH NGHIỆP VẬN TẢI RÚT 10 PHÚT XUỐNG CÒN 1 PHÚT

Nỗi đau của doanh nghiệp vận tải khi vận hành thủ công

Trong ngành logistics, vận tải đường bộ, đặc biệt là trucking, tốc độ xử lý quyết định trực tiếp năng suất và khả năng giữ chân khách hàng. Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp vận tải tại Việt Nam vẫn đang vận hành thủ công: ghi chép bằng Excel, nhập dữ liệu bằng tay, tính toán chi phí dựa vào trí nhớ hoặc kinh nghiệm. Điều này tạo ra hàng loạt rủi ro khiến doanh nghiệp luôn chậm hơn đối thủ một bước.

Các thao tác nhỏ nhưng lặp lại hàng chục lần mỗi ngày

Một thao tác tạo chuyến xe có thể chỉ mất khoảng 10 phút. Nhưng khi điều vận phải lập 20–50 chuyến mỗi ngày, tổng thời gian hao phí có thể chiếm gần nửa ngày làm việc. Điều vận bị quá tải, xử lý chậm và liên tục gặp áp lực từ khách hàng vì phản hồi không kịp thời.

Đây chính là điểm nghẽn khiến doanh nghiệp vận tải khó mở rộng quy mô, dù có nhiều khách nhưng tốc độ xử lý không thể đáp ứng nhu cầu.
Sai số khi nhập tay khiến doanh nghiệp có thể lỗ cả chuyến
Vận hành thủ công thường xuyên gây ra sai sót:
- Báo giá lệch vì quên phụ phí
- Tính sai số kiện, sai điểm nhận trả
- Không kiểm tra chi phí thực tế trước khi chốt giá
- Thiếu dữ liệu hoặc mất dữ liệu
- Không nhìn thấy lãi/lỗ ngay khi tạo chuyến

Sai lệch nhỏ trong chi phí hoặc doanh thu có thể khiến doanh nghiệp mất hàng triệu đồng trong mỗi chuyến. Nếu xảy ra liên tục, thất thoát mỗi tháng có thể lên đến vài chục triệu.

Dữ liệu phải nhập lại 2–3 lần, mất thời gian và dễ sai
Nhiều doanh nghiệp hiện vẫn vận hành theo mô hình rời rạc:
- Tạo đơn trên Excel
- Gửi thông tin qua Zalo
- Nhập lại vào hệ thống nội bộ
- Cuối tháng lại nhập thêm một lần nữa để tính lương cho lái xe

Việc nhập lặp lại như vậy khiến quy trình vừa chậm, vừa dễ sai, lại không có tính liên thông.

Thiếu realtime khiến điều vận không kiểm soát được tiến độ chuyến
Khi lái xe cập nhật chậm hoặc gửi thiếu chứng từ:
- Điều vận không biết chuyến đang ở đâu
- Khó xử lý vấn đề phát sinh
- Không thể trả lời khách hàng ngay khi họ cần
Cuối tháng đối soát cực kỳ vất vả

Mỗi ngày đều tồn tại nhiều rủi ro khiến quy trình vận hành kéo dài, tắc nghẽn và khó kiểm soát.

Phần mềm trucking tự động hóa 80% thao tác – Rút 10 phút xuống còn 1 phút

Sự ra đời của hệ thống tự động hóa trucking giúp doanh nghiệp vận tải bước sang giai đoạn vận hành mới: nhanh hơn, chính xác hơn và tiết kiệm chi phí hơn. Với phần mềm, chỉ cần 1 phút để hoàn thành những thao tác trước đây mất tới 10 phút.

Tạo chuyến nhanh chỉ với ba bước
Phần mềm cho phép điều vận tạo chuyến cực nhanh bằng quy trình tối ưu:
- Chọn tuyến
- Chọn khách hàng
- Chọn loại hàng

Tất cả dữ liệu khác được hệ thống tự động gợi ý và điền sẵn dựa trên cấu hình có sẵn, giúp giảm đến 80% thao tác thủ công.

Chi phí và phụ phí tự động tính toán chính xác tuyệt đối
Phần mềm tự động:
- Gợi ý cước chính
- Điền phụ phí theo từng khách – từng tuyến
- Tính phí lưu ca, phí nâng hạ, phí chờ, phí cầu đường, phí bốc xếp…
- Kiểm tra bảng giá theo từng cấu hình

Điều này loại bỏ hoàn toàn sai số và đảm bảo mọi chuyến xe đều được tính đúng – tính đủ ngay từ đầu.

Gợi ý xe – lái xe – mooc hoàn toàn tự động
Hệ thống tự động đề xuất:
- Xe đang rảnh
- Lái xe có lịch trống
- Mooc phù hợp loại container
- Tải trọng tương thích

Điều vận không cần dò từng xe hoặc hỏi thủ công, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Lãi/lỗ hiển thị ngay lập tức
Khi điều vận nhập doanh thu và chi phí, hệ thống tự động tính:
- Chi phí thực tế
- Doanh thu
- Lợi nhuận từng chuyến

Điều này giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng: nhận hay từ chối giá, điều chỉnh chi phí, tối ưu vận hành.

Cập nhật trạng thái chuyến và chứng từ realtime
Lái xe chỉ cần cập nhật trên ứng dụng di động:
- Đã vào bãi
- Đang giao hàng
- Hoàn tất chứng từ

Dữ liệu cập nhật ngay lên hệ thống trung tâm giúp điều vận và chủ doanh nghiệp theo dõi realtime mà không cần gọi điện.

Một lần nhập – xuyên suốt quy trình
Dữ liệu được liên thông từ đầu đến cuối:
- Tạo chuyến
- Điều phối
- Theo dõi tiến độ
- Cập nhật chứng từ
- Chốt lương
- Lên báo cáo doanh thu, chi phí

Mỗi thông tin chỉ nhập một lần và được xử lý xuyên suốt, giảm tối đa sai sót và tiết kiệm thời gian.

Năng suất điều vận tăng gấp ba

Khi áp dụng tự động hóa 80% thao tác trucking, doanh nghiệp ghi nhận:
- Thời gian tạo chuyến giảm từ 10 phút xuống 1 phút
- Sai sót giảm hơn 90%
- Điều vận xử lý số chuyến gấp 2–3 lần
- Chủ doanh nghiệp biết ngay lãi/lỗ từng chuyến
- Khách hàng được phản hồi nhanh và chính xác

Tốc độ trở thành lợi thế giúp doanh nghiệp chiếm lĩnh thị trường.