Trong ngành vận tải và logistics, một trong những yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo thành công bền vững chính là quy trình vận hành. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vận tải đang phải đối mặt với các sai sót nghiêm trọng, gây thiệt hại về lợi nhuận, thời gian và uy tín. Thực tế, các sai sót này không đến từ thiếu năng lực, mà từ việc thiếu kiểm soát trong quá trình vận hành.
Khi một lỗi nhỏ xuất hiện và không được xử lý kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp phải các vấn đề nghiêm trọng, chẳng hạn như:
- Báo giá sai chỉ một phụ phí → lỗ cả chuyến
- Điều vận nhập thiếu thông tin → phải sửa nhiều lần, dẫn đến chậm trễ
- Trạng thái cập nhật chậm → xử lý bị động, mất cơ hội
- Lương lái xe tính tay → dễ lệch số, gây tranh cãi
- Cuối tháng, kế toán đối soát rối → tranh cãi nội bộ, khó quyết toán
Một sai sót nhỏ cũng đủ để doanh nghiệp mất tiền – mất khách – mất uy tín. Đây là lý do tại sao quy trình kiểm soát 3 lớp trong phần mềm trucking là giải pháp bắt buộc để doanh nghiệp vận hành an toàn và hiệu quả.
KHI THIẾU KIỂM SOÁT DỮ LIỆU – DOANH NGHIỆP GẶP RỦI RO
1. Báo giá sai – lỗ cả chuyến
Trong vận tải, việc báo giá sai phụ phí chỉ vì thiếu kiểm tra hoặc cập nhật bảng giá có thể gây ra tổn thất lớn. Chỉ một lỗi nhỏ trong việc nhập hoặc tính toán phụ phí có thể khiến doanh nghiệp lỗ cả chuyến, gây ra sự mất cân đối trong tài chính và giảm lợi nhuận.
2. Điều vận nhập thiếu thông tin – phải sửa nhiều lần
Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sai sót là việc dữ liệu không đầy đủ. Điều này xảy ra khi điều vận không có đủ thông tin về chuyến hàng, thông tin lái xe, hoặc yêu cầu đặc biệt của khách hàng. Khi dữ liệu thiếu, điều vận phải liên tục sửa đổi và cập nhật lại, điều này không chỉ tốn thời gian mà còn gây mất kiểm soát và hiệu suất công việc thấp.
3. Trạng thái cập nhật chậm – xử lý bị động
Trạng thái chuyến không được cập nhật kịp thời có thể dẫn đến tình trạng xử lý bị động, khi doanh nghiệp không thể phản hồi nhanh chóng với khách hàng hoặc đưa ra quyết định đúng đắn khi có sự cố xảy ra. Khi thông tin không được đồng bộ giữa các bộ phận, điều này làm giảm năng suất làm việc và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
4. Lương lái xe tính tay – dễ nhầm lẫn và gây tranh cãi
Việc tính lương lái xe thủ công mà không có phần mềm tự động dẫn đến nhiều vấn đề. Nhầm lẫn trong việc tính lương có thể khiến lái xe không hài lòng, gây tranh cãi và giảm sự tin tưởng trong nội bộ công ty. Điều này cũng làm giảm hiệu quả công việc và gia tăng chi phí quản lý.
5. Cuối tháng đối soát rối – mất thời gian và dễ sai sót
Cuối tháng, khi phải đối chiếu tất cả thông tin từ các bộ phận khác nhau như điều vận, lái xe, và kế toán, việc này sẽ trở nên phức tạp nếu không có một hệ thống chuẩn hóa. Quá trình đối soát tốn thời gian, dễ sai sót, và có thể dẫn đến tranh cãi nội bộ, ảnh hưởng đến sự minh bạch và hiệu quả công việc.
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT 3 LỚP GIÚP DOANH NGHIỆP GIẢM 90% SAI SÓT
Để giải quyết các vấn đề trên, doanh nghiệp cần phải chuẩn hóa quy trình vận hành và áp dụng phần mềm trucking với quy trình kiểm soát 3 lớp. Đây là giải pháp giúp giảm đến 90% sai sót trong vận hành, đảm bảo dữ liệu được đồng bộ và chính xác từ đầu đến cuối.
Lớp 1: Kiểm soát dữ liệu đầu vào
- Bắt buộc nhập đủ thông tin: Hệ thống yêu cầu mọi thông tin cần thiết phải được nhập đầy đủ trước khi tạo chuyến. Nếu thiếu thông tin, không thể tạo chuyến.
- Danh sách chuẩn hóa: Dữ liệu được chuẩn hóa ngay từ đầu, đảm bảo không có dữ liệu sai lệch và tránh được các lỗi nhập liệu không chính xác.
Lớp 2: Hệ thống tự động đối chiếu
- Tự động áp bảng giá và phụ phí: Phần mềm sẽ tự động áp dụng đúng bảng giá, phụ phí, trọng tải, và cung đường cho mỗi chuyến xe.
- Cảnh báo chi phí bất thường: Hệ thống sẽ cảnh báo ngay khi có chi phí không khớp hoặc không hợp lệ, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính chính xác và tránh thất thoát.
Lớp 3: Kiểm tra chéo trước khi hoàn tất
- Hiển thị lãi/lỗ tức thì: Phần mềm cho phép doanh nghiệp xem lãi/lỗ từng chuyến ngay khi tạo chuyến, giúp kiểm soát chi phí và doanh thu tức thì.
- Lưu lịch sử chỉnh sửa: Toàn bộ lịch sử chỉnh sửa dữ liệu sẽ được lưu lại, đảm bảo mọi thay đổi đều minh bạch và dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Điều này giúp tránh tranh cãi và đảm bảo quyết toán chính xác.
ĐỪNG ĐỂ SAI SÓT NHỎ KÉO THEO THIỆT HẠI LỚN
Chỉ một lỗi nhỏ trong quá trình vận hành có thể dẫn đến lỗ chuyến, mất uy tín, và thất thoát lợi nhuận. Để doanh nghiệp vận hành an toàn và hiệu quả, quy trình kiểm soát 3 lớp chính là giải pháp cần thiết. Khi mọi bước được chuẩn hóa và đồng bộ, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu sai sót, tăng hiệu suất làm việc và tối ưu hóa lợi nhuận.
Liên hệ ngay: 0917 051 313 để xem DEMO thực tế và khám phá cách phần mềm trucking có thể giúp doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru và an toàn.
